Unterlagen ordnen, Zeit sparen

Mit einem guten Ordnungssystem Struktur gewinnen

Auch wenn sich viele Menschen nach mehr Ordnung im Alltag sehnen, der Einstieg ins Sortieren und Aufräumen fällt oft schwer und wird gern in die Zukunft verschoben. Mit ein paar Tipps und Tricks können Sie Ihren inneren Schweinehund überwinden.

Starten Sie zuerst mit allen Unterlagen, die keine emotionale Bedeutung für Sie haben. Das macht das Aufräumen effizienter und spart Zeit, da Sie nicht in Erinnerungen schwelgen. Auch die Entscheidung, was aussortiert werden kann und was nicht, geht bei neutralen Schriftstücken einfacher. Schaffen Sie Erfolgserlebnisse, indem Sie Ihre Unterlagen Stück für Stück durchforsten. Rücken Sie z. B. von Stapel zu Stapel oder von Schublade zu Schublade vor. Notieren Sie Ihre Fortschritte, um sich zu motivieren.

Sinnvolles Sortieren kostet erst mal Zeit. Übernehmen Sie sich deshalb gerade am Anfang nicht – das bremst Sie eher aus. Teilen Sie stattdessen von Beginn an die Arbeit in mehrere Einheiten ein. Reservieren Sie jede Woche einen festen Termin mit sich selbst und halten Sie diesen möglichst immer ein. Planen Sie dafür idealerweise 30 bis 60 Minuten ein, maximal 2 Stunden.
Kleinere und regelmäßige Einheiten helfen Ihnen, am Ball zu bleiben und schnell Fortschritte zu sehen. Achten Sie auf ausreichend Pausen. Tun Sie sich nach jeder Etappe etwas Gutes!

Gut geplant ist halb gewonnen

Ein gutes Ordnungssystem muss zu Ihrem Leben passen. Die Basis für Ihre Ordnerstruktur umfasst alle wichtigen Bereiche Ihres Lebens, wie beispielsweise Persönliches, Gesundheit, Geld und Finanzen oder Freizeit. Im jeweiligen Ordner sind dann die zugehörigen Unterlagen thematisch und innerhalb der Themen am besten chronologisch sortiert. Wie Sie starten können, lesen Sie in unserer Anleitung „Keine Lust mehr zu suchen? Schritt für Schritt zu mehr Ordnung“ am Ende des Artikels (unter Ratgeber-Downloads).

Im Notfall alles griffbereit

Ein ganz besonderer Ordner ist der Notfallordner. Darin finden alle wichtigen Dokumente Platz, die Sie für sich und Ihre Angehörigen griffbereit halten, falls Sie wegen eines Notfalls nicht mehr selbst entscheiden können. In diesen Ordner gehören beispielsweise die Kopie des Personalausweises, die Sozialversicherungsnummer und eine Kopie der Geburtsurkunde, die Bankvollmacht, die Patientenverfügung und die Betreuungsverfügung, eine Kopie des Testaments, wichtige Gesundheitsinformationen (Allergien, Medikamente, Blutgruppe, Kopie Organspendeausweis und Impfpass), die Aufstellung der Bankkonten oder auch die Zugänge zu digitalen Konten bzw. PC-Passwörter (digitaler Nachlass). Der Notfallordner sollte gut beschriftet und für Ihre Angehörigen leicht zu finden sein.

Unterlagen archivieren

Scannen Sie wichtige Dokumente ein, wie z. B. Geburtsurkunde, Zeugnisse oder Ähnliches, und legen Sie diese digital auf einem PC und zusätzlich auf mindestens einer externen Festplatte ab. Falls Sie eine Cloud zur Sicherung nutzen, achten Sie darauf, dass sich die Server in Deutschland oder Europa befinden und somit die europäischen Datenschutzregeln (EU-DSGVO) eingehalten werden.

Analoge Kopien können Sie abheften. Die Originale sollten Sie zusätzlich mit Klarsichtfolien schützen. Bewahren Sie mindestens eine Kopie Ihrer wichtigsten Unterlagen räumlich getrennt von den Originalen auf, z. B. bei Verwandten oder Freunden bzw. Freundinnen. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, bewahrt die Originale in einem Bankschließfach oder einer feuerfesten Box auf.